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Come e perché ottimizzare i workflow in azienda

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Tra le attività più complesse e delicate che ogni business si trova ad affrontare c’è senza dubbio la gestione dei processi aziendali, ovvero l’insieme di tutte le operazioni che creano valore trasformando le risorse input in uno specifico prodotto finale. Ogni processo può coinvolgere diversi reparti aziendali e differenti membri del team, rendendo la gestione degli stessi un’operazione corale e da coordinare con attenzione.

L’ottimizzazione del workflow, o flusso di lavoro, è uno degli obiettivi primari di ogni organizzazione, che si tratti di una PMI, di uno studio professionale o di una grande multinazionale. Farlo significa infatti rendere l’intero business più performante, abbattendo errori, inefficienze e ritardi e incrementando l’efficienza aziendale.

Cos’è un workflow?

La creazione di un workflow prevede essenzialmente la scomposizione di un processo in piccole task o micro attività, che possono essere eseguite in successione restando in capo a uno o più membri di uno stesso team. Man mano che il flusso di lavoro avanza, ci si avvicina all’output finale del processo, integrando una dopo l’altra le specifiche mansioni svolte lungo la catena operativa.

Creare e gestire un flusso di lavoro è un compito arduo ma indispensabile per tutte le imprese che vogliono migliorare costantemente i loro risultati e le loro prestazioni complessive. Infatti, un workflow ben studiato, flessibile e scorrevole può rendere incredibilmente più rapidi i processi interni, compattando attività ridondanti, tempi morti e sprechi di risorse.

Inoltre, monitorare e analizzare un flusso di lavoro organizzato ad hoc è decisamente più semplice e consente di avere sempre sott’occhio lo stato di avanzamento di ogni processo, i collaboratori coinvolti e gli eventuali intoppi nel percorso. 

La digitalizzazione dei flussi di lavoro

La spinta alla digitalizzazione è sempre più sentita dalle aziende, che decidono di trasformare passo dopo passo i loro processi rendendoli sempre più automatizzati e gestiti da complessi sistemi IT. A essere digitalizzati possono essere tutti i processi aziendali, ma alcuni flussi più di altri sono essenziali per l’impresa e necessitano la massima precisione.

Tra i workflows più importanti c’è senza dubbio quello documentale: i documenti sono il cuore della vita di un’impresa e rappresentano il materiale più manipolato dai collaboratori di un’organizzazione. Possono essere infatti creati, firmati, archiviati o revisionati più volte, passando di mano in mano attraverso le gerarchie aziendali. Digitalizzare i documenti e la loro gestione è uno dei primi step che le imprese compiono quando desiderano perseguire una vera digital transformation.

Per questo motivo alcune società, come https://www.regystrum.com, decidono di focalizzare la loro attività sulla gestione della protocollazione, dell’archiviazione e dell’assegnazione automatica dei documenti, proponendo al mercato i più avanzati sistemi di Document Management System (DMS) integrati con la potenza e la sicurezza del cloud di Google Drive.

I vantaggi della gestione documentale digitalizzata
Utilizzare un valido DMS permette di ottimizzare enormemente il flusso di lavoro, rendendo snella, ordinata e precisa la vita di ogni documento, dalla sua nascita, all’assegnazione di un numero di protocollo, fino all’archiviazione all’interno di un database e alla distribuzione alle risorse umane coinvolte.

Integrare un DMS all’interno di un workflow può facilitare la quotidianità delle grandi imprese, ma anche dei business più piccoli, dei professionisti o delle associazioni. Infatti, permette di ridurre al minimo l’errore umano e di massimizzare la sicurezza di ogni dato in circolazione, riducendo inoltre al minimo le operazioni manuali e velocizzando ogni passaggio del workflow. 

Affidandosi a un sistema di gestione documentale digitalizzato e gestito con efficienza, è possibile avere sotto controllo ogni task, reperire senza difficoltà i dati rilevanti e tenere sempre una traccia completa della storia di ogni protocollo. Un passo fondamentale per ogni business che desideri evolversi verso risultati sempre più ambiziosi.

Informazioni su Micheal Long